Em um mercado extremamente competitivo, empresas que têm consciência sobre a estrutura de seu processo comercial conseguem se diferenciar com mais facilidade de seus concorrentes e conquistar a preferência do seu público-alvo. Por isso, é necessário que os gestores e suas lideranças e colaboradores entendam muito bem como funciona cada uma das etapas do seu modelo de negócio para a obtenção de resultados mais assertivos e rentáveis.

Em muitos casos, um dos principais motivos pelo qual uma equipe comercial tem dificuldade em entregar bons resultados é a falta de um processo de vendas que seja bem estruturado. Por isso, é importante definir um mapeamento eficiente, possibilitando o alinhamento da jornada de compra do cliente com todo o processo comercial da empresa (por meio de uma sequência de etapas pré-definidas), possibilitando assim uma visualização completa do seu fluxo de trabalho e otimizando a sua gestão empresarial.

O que é mapeamento de vendas e qual a sua importância?

O mapeamento de vendas é o processo no qual uma organização identifica, lista e avalia as etapas que fazem parte do processo comercial do seu negócio. Ele retrata todos os eventos operacionais da empresa (incluindo o pós-venda), proporcionando dessa maneira uma melhor experiência aos leads e tornando o pipeline de vendas mais ágil, previsível e padronizado.

Um dos objetivos principais do mapeamento de processos de vendas é fazer com que o seu funil de vendas tenha um fluxo contínuo, promovendo mais conversões em menos tempo.

Quais são os tipos de mapeamento de processos mais utilizados?

A adoção de um mapeamento dos processos de vendas é fundamental para ajudar a guiar a atuação da sua equipe e minimizar os erros pontuais que acontecem durante toda a jornada de prospecção, abordagem e fechamento de uma venda. Conheça a seguir os mais utilizados:

– Fluxograma de Processos (“flowchart”)

Aqui as atividades executadas pela equipe de vendas são classificadas por etapas, demarcando assim cada processo dentro do todo. Mas, vale lembrar que nem sempre o fluxograma trabalha as informações de forma hierárquica, ou seja, da menor à maior atividade (da mais simples à mais complexa).

Você pode escolher o fluxograma horizontal, que mostra cada atividade como uma consequência da anterior (onde as etapas existem no eixo horizontal e os responsáveis ficam no eixo vertical), ou trabalhar com o fluxograma vertical, mais utilizado para reconhecer rotinas de um determinado setor (útil em mapeamentos cujo objetivo é o levantamento de informações pontuais).

– Diagrama UML

Do inglês “Unified Modeling Language” (ou “Linguagem de Modelagem Unificada”), trata-se de uma linguagem padrão que ajuda desenvolvedores na criação de softwares. Esse é um diagrama composto por outros dois tipos de diagramas: estruturais (que detalham a parte estática do sistema) e comportamentais (que detalham a parte dinâmica, isto é, como os componentes devem funcionar).

– BPMN

O “Business Process Model and Notation” (ou “Modelo e Notação de Processos de Negócio”), não é somente um fluxograma ou diagrama, mas sim uma notação gráfica padrão, feita a partir de ícones que simbolizam o fluxo de processo. Assim, cada ícone representa uma etapa do processo de produção. É um método ideal para mapear e acompanhar processos operacionais.

Como executar um mapeamento de processos de vendas bem-sucedido?

1. Estabeleça o processo de vendas a ser mapeado

Liste as etapas que o lead percorre até a sua fidelização, descobrindo assim como a sua empresa conduz os clientes do aprendizado até a sua decisão de compra (lembrando que após a jornada do cliente, existe o pós-venda).

2. Defina os responsáveis pelo processo

Descreva todas as ações necessárias em cada etapa e seus respectivos responsáveis. Defina um líder responsável por aquele mapeamento e permita que ele escolha parceiros para as funções de coleta de dados, sistematização e categorização, análise etc. É importante que cada um que esteja envolvido nessas ações saiba exatamente o que tem de fazer.

3. Escolha o tipo de mapeamento que deseja utilizar

Considerando os processos identificados no primeiro passo e a área de atuação do seu negócio, estude os modelos que acredita que mais se encaixem e avalie os recursos necessários para aplicá-los corretamente.

4. Delimite a missão e as metas para cada etapa do seu processo comercial

Escolha a missão, concentre-se em poucos objetivos e foque neles durante todo o seu processo de análise, pois o excesso de metas exigido pode acabar sendo superficial demais.

– Encontre gargalos na produtividade;

– Melhore a integração entre processos;

– Implemente uma solução de gestão de processos corporativos (ERP);

– Saiba onde reduzir ou aumentar o número de pessoal;

– Verifique quais tarefas são automatizáveis;

– Agilize o tempo de produção.

5. Crie métricas e indicadores de desempenho (KPIs)

Toda a ação precisa ser mensurada para que a gestão saiba se ela foi efetiva. O ideal é que as ações e os processos mais importantes sejam monitorados constantemente. Para isso, existem as métricas e os indicadores que podem avaliar o desempenho, a produtividade e a saúde financeira entre outros.

6. Determine os riscos de cada processo

Uma tarefa importante é gerenciar os riscos de cada processo, ou seja, o que pode acontecer para que eles falhem ou sejam interrompidos. Depois disso, elabore um plano de ação para corrigir problemas, mitigar prejuízos ou prevenir eventos.

7. Faça um monitoramento constante

Depois de todas as otimizações feitas, é preciso monitorar se as equipes estão cumprindo todos os protocolos elaborados. Isso pode ser feito por meio da tecnologia, onde cada um dos seus colaboradores e líderes tem em seu computador, tablet ou smartphone uma lista com cada fluxograma de trabalho.

4 ferramentas para o mapeamento de processos de vendas:

– Indicadores de desempenho (KPIs)

Agem como um parâmetro para definição de ajustes regulares, além de auxiliar nas tomadas de decisão.

– Business Process Improvement (BPI)

O BPI tem como finalidade a diminuição de gargalos, otimizando o controle pelos responsáveis por cada atividade.

– Softwares de gestão

Sistemas de gestão, como o ERP, automatizam diversos processos e são essenciais para o mapeamento, ajudando na integração de dados das diferentes áreas da empresa.

– Checklists

Excelente ferramenta para automatizar o controle de tarefas, pessoas, documentos ou equipamentos envolvidos no fluxo de trabalho. Envolve o preenchimento, aferição e compartilhamento de dados com os envolvidos, nas diferentes etapas do processo operacional.

Estabelecer o mapeamento do processo de vendas na sua empresa é algo tão essencial quanto falar sobre o futuro dos seus negócios. É ter nas mãos uma análise mais abrangente sobre os seus fluxos de trabalhos atuais, potencializando ainda mais a sua produtividade organizacional.